Faktanusa.com, Balikpapan – Panitia Gathering IKAM SMP Negeri 2 Balikpapan mulai mematangkan berbagai persiapan untuk menyukseskan kegiatan silaturahmi alumni yang dijadwalkan berlangsung pada Sabtu, 19 Desember 2026, di Sagabo Beach, Balikpapan.
Ketua Panitia Gathering IKAM SMP Negeri 2 Balikpapan, Yusvanto, mengatakan persiapan dilakukan secara bertahap, mulai dari administrasi, pendataan peserta, kebutuhan perlengkapan, konsumsi, hingga hiburan.
“Persiapan terus kami matangkan agar kegiatan gathering ini dapat berjalan lancar. Kami ingin acara ini menjadi momentum untuk mempererat silaturahmi, menjaga kebersamaan, dan memperkuat hubungan antarsesama alumni SMP Negeri 2 Balikpapan,” ujar Yusvanto. Minggu (11/10/2026)
Ia menjelaskan, rapat persiapan telah dilaksanakan pada Minggu, 11 September 2026 di Sekretariat IKAM SMP Negeri 2 Balikpapan. Dalam pertemuan tersebut, panitia membahas sejumlah kebutuhan teknis serta pembagian tugas untuk memastikan seluruh rangkaian acara dapat terlaksana dengan baik.
Menurutnya, kegiatan direncanakan dimulai dengan proses registrasi peserta pada pukul 15.00 WITA. Sementara acara utama dijadwalkan berlangsung mulai pukul 17.00 WITA.
“Registrasi kami rencanakan mulai pukul 15.00 WITA, sehingga peserta memiliki waktu untuk melakukan pendaftaran sebelum acara utama dimulai pada pukul 17.00 WITA,” jelasnya.
Dari sisi administrasi, panitia juga melakukan penyempurnaan proposal kegiatan dan menyiapkan pencetakan hingga 40 eksemplar. Selain itu, buku rekening atau pencatatan keuangan dari bendahara menjadi bagian yang diperhatikan untuk mendukung pengelolaan administrasi kegiatan.
Untuk biaya partisipasi, panitia menetapkan kontribusi pendaftaran sebesar Rp100 ribu per orang. Sementara itu, peserta yang mengikuti kegiatan tukar kado dikenakan biaya tambahan sebesar Rp25 ribu per orang.
“Kami berharap informasi mengenai biaya partisipasi dapat dipahami peserta sejak awal, termasuk adanya biaya tambahan bagi yang mengikuti tukar kado. Dengan begitu, perencanaan kegiatan bisa berjalan lebih tertib,” katanya.
Panitia juga menyiapkan sejumlah kebutuhan pendukung, di antaranya konsumsi, perlengkapan multimedia atau player redaksi, video tron, serta dokumentasi menggunakan drone. Pengelolaan video tron direncanakan menjadi bagian dari koordinasi dengan pihak panitia yang menangani.
Untuk menambah kemeriahan acara, panitia merencanakan hiburan elektone. Sementara itu, ketentuan pakaian atau dress code ditetapkan bebas agar peserta dapat mengikuti kegiatan dengan nyaman.
Yusvanto menambahkan, koordinasi dengan pihak terkait juga menjadi perhatian panitia, termasuk pemenuhan kebutuhan perizinan kepada kepolisian setempat. Seluruh rangkaian acara akan dikelola oleh tim panitia dengan dukungan pembawa acara atau master of ceremony (MC).
“Kami juga memperhatikan aspek teknis, perizinan, dan koordinasi dengan pihak penyedia layanan. Semua kebutuhan akan kami komunikasikan dan persiapkan sebaik mungkin agar pelaksanaan kegiatan tidak terkendala,” ungkapnya.
Dalam upaya menekan pengeluaran, panitia turut melakukan perbandingan harga terhadap sejumlah kebutuhan acara. Langkah tersebut dilakukan agar anggaran dapat digunakan secara efisien tanpa mengurangi kebutuhan utama kegiatan.
“Kami akan membandingkan harga dari beberapa penyedia sebelum menentukan pilihan. Harapannya, kebutuhan acara tetap terpenuhi dengan baik, tetapi pengeluaran bisa lebih efisien,” tambahnya.
Melalui gathering tersebut, panitia berharap para alumni dapat memanfaatkan kesempatan untuk kembali berkumpul, mempererat persaudaraan, serta menjaga komunikasi yang telah terjalin.
Yusvanto mengajak para alumni untuk mendukung persiapan kegiatan dan berpartisipasi dalam acara yang telah direncanakan.
“Kami mengajak seluruh alumni untuk bersama-sama menyukseskan gathering ini. Semoga kegiatan pada 19 Desember nanti berjalan lancar dan menjadi momen kebersamaan yang berkesan bagi seluruh peserta,” tutupnya.
Penulis : Shinta Setyana
