Faktanusa.com, Samarinda – Dalam rangka modernisasi tata kelola administrasi, Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur menggelar pemusnahan arsip lama yang telah melampaui masa berlaku dan tidak lagi relevan secara administratif. Langkah ini diambil untuk mengurangi beban penyimpanan dokumen fisik sekaligus memaksimalkan penggunaan arsip digital.
Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, Rasman Rading, menjelaskan bahwa arsip yang dimusnahkan adalah dokumen dari tahun 2005 hingga 2011, sebelum era digitalisasi diterapkan secara luas. “Dokumen-dokumen ini sudah tidak memiliki nilai guna dan justru menjadi beban penyimpanan. Pemusnahan dilakukan sesuai aturan untuk memastikan pengelolaan arsip yang lebih efisien,” ungkap Rasman.
Ia menambahkan bahwa meskipun arsip fisik dimusnahkan, data penting tetap disimpan dalam format digital. Proses digitalisasi dilakukan untuk memastikan bahwa informasi yang relevan tidak hilang dan dapat diakses dengan mudah di masa depan. “Digitalisasi ini menjadi solusi penting agar pengelolaan arsip lebih praktis dan tetap memenuhi kebutuhan hukum dan administrasi,” imbuhnya.
Rasman juga menegaskan bahwa proses pemusnahan dilakukan dengan seleksi ketat, memastikan hanya dokumen yang benar-benar tidak relevan yang dihancurkan. Arsip yang masih memiliki nilai administratif dipertahankan dalam sistem penyimpanan berbasis teknologi.
Dengan langkah ini, Dispora Kaltim berupaya menciptakan tata kelola administrasi yang lebih modern dan tertata. Pemusnahan arsip fisik juga membuka ruang untuk penyimpanan dokumen baru yang lebih sesuai dengan kebutuhan organisasi di era digital.
“Harapan kami, tata kelola berbasis digital ini bisa meningkatkan efisiensi kerja dan mendukung pengembangan administrasi yang lebih maju di lingkungan OPD,” tutup Rasman. (ADV/RY)